労働条件とは？簡単に押さえる明示項目・交付義務・違反リスクまで解説【テンプレ付】

労働条件とは何かを簡単に説明すると、賃金や労働時間など、働くうえでの基本ルールのことです。労働条件は、企業が労働者に明確に伝えることが法律で義務づけられています。

本記事は、人事・労務を担当する方や、初めてアルバイトを雇う事業者、または働く条件を確認したい労働者の方に向けて、労働条件通知書の基本や交付義務、違反リスクをわかりやすく解説します。

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労働条件とは？人事・労務担当が簡単に理解できる基本と交付ルール

労働条件とは、働くうえでの基本的なルールを指し、企業には労働基準法に基づき、その内容を明確に伝える義務があります。明示の対象や定義、通知書の交付義務について順に見ていきましょう。

• 労働条件の定義と対象範囲
• 労働条件通知書の明示義務と企業の責任

労働条件の定義と対象範囲

労働基準法において「労働条件」とは、労働者が使用者と労働契約を結ぶ際に定められる、その契約内容全般を指します。具体的には、賃金、労働時間、休日、休暇といった項目に加え、就業場所や担当する業務内容なども含まれます。これらの労働条件は、働く上で最も基本的な要素です。

労働条件の明示義務は、労働基準法第15条で定められており、原則として、全ての労働者が対象となります。これは、正社員だけでなく、契約社員、パートタイム労働者、アルバイトなど、雇用形態に関わらず適用されます。

労働基準法第9条では、「職業の種類を問わず、事業に使用される者で、賃金を支払われる者」を「労働者」と定義しており、これらの全ての労働者が対象となるためです。

なお、派遣労働者の場合、実際に働く場所である派遣先の企業ではなく、労働契約を結んでいる派遣元企業に労働条件の明示義務があります。また、採用後の試用期間中の労働者に対しても、労働条件を明確に提示する必要があります。

このように、労働条件の明示は、雇用形態や契約期間にかかわらず、ほとんど全ての労働者に対して行うべき重要な手続きです。

労働条件通知書の明示義務と企業の責任

労働条件通知書の交付は、企業にとって法律で定められた義務です。採用時には、賃金や労働時間などの労働条件を明示しなければならず、その手段として通知書が活用されます。企業は通知書を通じて、労働契約に関する賃金や労働時間といった重要な情報を労働者に正確に伝えなければなりません。

もし企業がこの明示義務を怠った場合、労働基準法違反となり、30万円以下の罰金が科せられる可能性があります（労働基準法第120条）。これは法的な責任であり、企業経営において決して軽視できません。

労働条件を適切に明示し、労働条件通知書を交付することは、法的な義務を果たすだけでなく、企業にとって大きなメリットがあります。労働条件が明確になることで、労働者との間に誤解や認識のずれが生じるのを防ぎ、将来的な労使間のトラブルを未然に防ぐことにつながります。

また、労働者が安心して働くことができる環境を提供し、企業と労働者間の信頼関係を構築する上でも不可欠です。

労働条件通知書に記載すべき必須項目とは？【5大要素＋最新ルール】

労働条件通知書には、労働者が働く上で必要な情報を記載する必要があります。これらの項目は「絶対的明示事項」と「相対的明示事項」に分かれていますので、まずはそれぞれの違いを理解しましょう。

また、2024年4月の法改正で新たな明示項目も加わりました。以下でそれぞれの内容を詳しく解説します。

• 絶対的明示事項
• 相対的明示事項
• 追加された項目と実務対応【2024年改正】

絶対的明示事項

労働条件通知書に必ず記載しなければならない項目が、「絶対的明示事項」です。これは、労働基準法第15条および労働基準法施行規則第5条により、企業が労働契約を結ぶ際に労働者に対して書面、または労働者が希望した場合は電子メールなどの方法で必ず明示することが義務付けられています。

労働者が自身の働く条件を正確に理解し、安心して業務に取り組む上で、これらの情報は不可欠となります。絶対的明示事項は、以下の5項目です。

項目名	内容
労働契約の期間に関する事項	有期契約の場合は契約期間、更新の有無などを記載すること。
就業の場所及び従事すべき業務に関する事項	実際に働く事業所の名称や所在地、担当する具体的な業務内容を記載すること。
始業及び終業の時刻、所定労働時間を超える労働の有無、休憩時間、休日、休暇並びに労働者を二組以上に分けて就業させる場合における就業時転換に関する事項	一日の開始・終了時刻、残業の有無や目安、休憩時間、週ごとの休日日数や特定の休日、年次有給休暇などの種類と付与条件、シフト制の場合は勤務時間の交代に関するルールなどを記載すること。
賃金（退職手当及び臨時に支払われる賃金等を除く）の決定、計算及び支払の方法、賃金の締切り及び支払の時期並びに昇給に関する事項	基本給の金額、各種手当、時間外労働や休日労働の割増率、賃金の計算方法、毎月の締め日や支払日、昇給の有無や基準などを記載すること。退職手当や臨時に支払われる賃金（賞与など）は、定めがある場合に明示が必要な「相対的明示事項」となるため、ここでは除かれる。
退職に関する事項（解雇の事由を含む）	定年制の有無、自己都合で退職する場合の手続き、企業が労働者を解雇する場合の基準や理由などを記載すること。

これらの項目に記載漏れがあったり、内容が不明確だったりすると、後々の労使間トラブルの原因となる可能性があるため、正確かつ具体的に明示することが極めて重要です。

相対的明示事項

労働条件通知書への記載が義務付けられている項目の中に、「相対的明示事項」と呼ばれるものがあります。これは、企業が「絶対的明示事項」以外の特定の労働条件について定めを設けている場合に限り、明示が義務付けられる項目です。

つまり、会社にその制度や定めがなければ、労働条件通知書に記載する義務はありません。相対的明示事項には、以下の項目が含まれます。

項目名	内容
退職手当に関する定め	退職手当が適用される労働者の範囲、退職手当の決定、計算および支払の方法、並びに支払の時期に関する事項です。
臨時に支払われる賃金および賞与など	退職手当を除く、いわゆるボーナスやインセンティブなどの定めがある場合に明示が必要です。
労働者に負担させるべき食費、作業用品その他に関する定め	会社が費用の一部または全部を負担する場合などに記載します。
安全および衛生に関する定め	従業員の安全や健康確保に関するルールがある場合に明示します。
職業訓練に関する定め	OJTやOFF-JTなど、会社として職業訓練の制度がある場合に記載します。
災害補償および業務外の傷病扶助に関する定め	労働災害以外の病気や怪我に対する会社の補償や支援制度がある場合に明示します。
表彰および制裁に関する定め	懲戒処分などのルールがある場合に記載が必要です。
休職に関する定め	病気やその他の理由で休職する際のルールがある場合に明示します。

これらの項目は、企業が任意で定めている制度に関する内容です。仮に労働条件通知書に記載がなくても、就業規則などで定められていれば労働契約上の効力を持つ可能性はあります。

しかし、従業員との間の誤解やトラブルを防ぐためには、企業に定めがある相対的明示事項についても、労働条件通知書に正確に記載することが重要です。

追加された項目と実務対応【2024年改正】

2024年4月1日、労働基準法施行規則等が改正され、労働条件通知書に新たに明示が必要な項目が追加されました。これは、特に有期契約労働者の雇用の安定を図ることを目的としています。企業はこれらの改正内容を正確に理解し、適切に対応することが求められます。

追加された主な明示事項は以下の通りです。

• 就業場所・業務の変更の範囲: 雇入れ直後の就業場所や業務内容だけでなく、将来変更される可能性のある範囲を全て明示する必要があります。
• 更新上限の有無と内容: 有期労働契約に更新回数の上限や通算契約期間の上限がある場合、その内容を明示します。
• 無期転換申込機会: 無期転換申込権が発生する更新時に、無期転換を申し込むことができる旨を明示します。
• 無期転換後の労働条件: 無期転換後の労働条件（業務内容、就業場所など）を明示します。

これらの改正に対応するため、企業は労働条件通知書のひな形を更新し、必要に応じて就業規則などの社内規程を見直す必要があります。特に、有期契約労働者に対する無期転換ルール関連の明示は漏れがないよう注意が必要です。

改正内容を従業員に周知することも、労使間のトラブル防止につながります。

労働条件通知書の交付ルールと違反時のリスク

労働基準法第15条によって、企業労働条件通知書を労働者へ交付する義務があります。交付ルールと違反した場合のペナルティについて順に見ていきましょう。

• 書面交付・電子交付の条件と注意点
• 労働条件通知書を作成しない場合のペナルティ

書面交付・電子交付の条件と注意点

労働条件通知書の交付方法は、原則として書面による交付が義務付けられています。書面で交付する場合、労働者へ直接手渡ししたり、郵送したりする方法が一般的です。労働者へ確実に通知内容が伝わったことを確認するため、受領サインをもらうなどの対応が有効です。

しかし、労働基準法施行規則第5条第4項により、労働者本人が希望した場合には、書面以外の方法、具体的には電子メールやFAX、SNSなどを用いた電子交付も認められています。

ただし、電子交付が認められるためには、労働者が通知内容をファイル等から出力し、書面を作成できる形式である必要があるので、PDF形式など、編集が容易でないファイルを用いるのが一般的です。

電子交付を行う際にはいくつかの注意点があります。まず、労働者の同意なく一方的に電子交付することはできません。必ず事前に労働者の希望を確認し、その記録を保管することが重要です。

また、労働条件通知書には個人情報が含まれるため、情報漏洩を防ぐためのセキュリティ対策が必須です。さらに、電子メールの迷惑メールフォルダへの振り分けやSNS上のメッセージの消失など、労働者が内容を確認できないリスクを考慮する必要があります。

開封確認機能の利用や別途確認を促す連絡を入れるなど、労働者が確実に通知を受け取り、内容を確認したことを把握することが大切です。

労働条件通知書を作成しない場合のペナルティ

企業が労働条件通知書の交付義務を怠ると、労働基準法違反となり、法的な罰則が伴います。労働基準法第15条で定められた労働条件の明示義務に違反した場合、同法第120条に基づき、30万円以下の罰金が科される可能性があります。これは企業に対する直接的なペナルティです。

さらに、労働基準監督署による調査、指導、是正勧告の対象となり、勧告に従わない場合は、送検される可能性もあります。法的な罰則だけでなく、労働条件を明確に示さないことは、企業にとって間接的なリスクも招く可能性があります。

従業員は自身の労働条件に対する不安や不信感を抱きやすくなり、結果としてエンゲージメントの低下や離職率の上昇ひいては企業イメージの低下や採用活動への悪影響といった、組織全体の信頼を損なう結果を招くことにつながりかねません。

これらのリスクを回避するためにも、労働条件通知書の適切な作成と交付は不可欠です。

労働条件通知書と雇用契約書の違いとは？役割・法的効力を比較

「労働条件通知書」と「雇用契約書」は、どちらも従業員を採用する際に登場する重要な書類です。これらは一見似ていますが、その目的や企業に課せられる義務、そして書類が持つ法的効力には明確な違いがあります。

ここでは、まずそれぞれの書類の基本的な役割の違いについて触れ、より具体的な法的効力や作成義務の違いについても詳しく解説します。

通知書と契約書の基本的な役割と目的

労働条件通知書と雇用契約書は、どちらも従業員を採用する際に交付される重要な書類ですが、その役割や目的には明確な違いがあります。

労働条件通知書は、労働基準法に基づき、企業が労働者に対して労働条件を明示するために交付が義務付けられている法定文書です。

一方で、雇用契約書は労使双方の合意を証明するための契約書であり、法律上の作成義務はないものの、トラブル防止の観点から実務上は重要視されています。

以下に、両者の主な違いを一覧表にまとめましたので、ご確認ください。

項目	労働条件通知書	雇用契約書
法的義務	有（労働基準法第15条）	無（口頭でも成立）
性質	使用者からの一方的な通知	労使双方の合意内容の証明
目的	労働条件の明示	合意内容の明確化、トラブル防止
署名・捺印	法的に必須ではない	原則必要
保管	企業	労使双方

法的効力と作成義務の違い

労働条件通知書と雇用契約書は、どちらも労働条件に関わる書類ですが、法的な位置づけに大きな違いがあります。

まず、労働条件通知書は、企業が労働者に対し、労働条件を「明示」することが労働基準法第15条で義務付けられており、そのために交付される書類です。労働条件通知書は、使用者から労働者への一方的な通知としての性質が強く、労働者の署名や捺印は法的に必須とされていません。

一方、雇用契約書については、労働基準法による作成や交付の義務はありません。これは、雇用契約自体は口頭でも成立するためです。しかし、雇用契約書は、企業と労働者双方の「合意」内容を明確にし、その内容を書面で証明するための契約書です。

そのため、原則として2部作成し、労使双方が内容を確認した上で署名・捺印を行い、それぞれが保管することが一般的です。

労働条件通知書と雇用契約書の主な違いを以下にまとめます。

このように、労働条件通知書は労働条件の明示という企業の法的義務を果たすための書類である一方、雇用契約書は労使間の詳細な合意内容を記録し、後々の認識のずれやトラブルを防ぐことを主な目的として作成される、という違いがあります。

法的に交付が義務付けられているのは労働条件通知書のみですが、労使双方の安心のためには、雇用契約書も作成しておくことが一般的です。

労働条件通知書と雇用契約書の違いや役割について、より詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてください。

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労働条件通知書を簡単に作成するためのテンプレート活用法

労働条件通知書を正確に作成するには、法改正や必須項目を正しく押さえる必要があります。効率よく漏れなく作成する方法として、有用なのがテンプレートの活用です。

どのようなテンプレートが提供されているのか、選び方のポイントとあわせて見ていきましょう。

厚労省などが提供するテンプレートの選び方と活用ポイント

労働条件通知書を作成するにあたり、厚生労働省のウェブサイトでは、Word形式およびPDF形式のテンプレートが公開されています。

これらのテンプレートは、労働基準法で定められた明示事項を網羅しており、特に2024年4月1日の法改正に対応した最新の様式も提供されています。一般労働者用、短時間労働者用、派遣労働者用など、雇用形態に合わせた様式が用意されているため、自社に合ったものを選択しましょう。

厚生労働省のテンプレートはこちら（PDF・Word形式）>>

また、社会保険労務士事務所や企業の労務管理サービス提供会社なども、法改正に対応したテンプレートを公開していることがあります。

これらのテンプレートはあくまで一般的なひな形です。記載されている項目のうち、自社の労働条件に合わせて具体的な内容を加筆・修正する必要があります。

特に、給与体系や各種手当、就業場所の範囲など、企業ごとの特徴に合わせて正確に記載することが重要です。

内容に不安がある場合は、社会保険労務士などの専門家に確認を依頼することも検討しましょう。

法務急済では、契約書のリーガルチェックから労務、法務観点のサポート、損害賠償などの企業間紛争に対応できる専門家を検索・依頼することが可能です。全国の弁護士事務所から簡単に検索・相談できます。

テンプレート使用時に注意すべき記載ミスと対策ポイント

労働条件通知書を作成する際には、テンプレートを利用しても記載ミスや記載漏れがないように細心の注意が必要です。特に、誰が読んでも誤解のないよう、具体的かつ明確に記述すべき項目が多くあります。

具体的には、以下の点に注意が必要です。

• 賃金、労働時間、休日など、働く上で最も重要な項目
• 時間外労働の計算方法や休憩時間の取得ルール
• 裁量労働制の適用範囲や試用期間の条件など、従業員にとって誤解を生みやすい項目

これらの項目は、曖昧な表現を避け、具体的かつ正確に記載することが求められます。

また、法律で定められた記載方法や必要な項目を遵守しない場合、労働基準法違反となり、30万円以下の罰金が科されるといったリスクがあります。

提供されているテンプレートはあくまで一般的なひな形です。

自社の就業規則や賃金規程に定められた独自の制度（例：特別な手当や休暇制度など）がある場合は、テンプレートをそのまま使うのではなく、自社の状況に合わせて正確に修正・加筆することが不可欠です。

正確な労働条件通知書の作成は、法的な義務を果たすだけでなく、従業員との信頼関係構築にも繋がります。

労働条件通知書に関するよくある質問（FAQ）

労働条件通知書に関して、人事担当者や従業員から寄せられる代表的な質問とその回答をまとめています。労働条件通知書を巡る疑問を解消し、適切な対応を行うためにお役立てください。

通知書はいつまでに渡せばいい？

労働条件通知書は、労働基準法第15条に基づき、企業が労働契約を締結する際に労働者へ明示することが義務付けられています。この通知書は、「労働契約の締結に際し、遅滞なく」交付する必要があります。

具体的なタイミングは、原則として入社日、つまり労働契約の効力が発生する日までに交付しなければなりません。

以下は、労働条件通知書の交付に関するタイミングのポイントです。

項目	タイミング	根拠・理由
法的な交付義務	入社日まで（遅滞なく）	労働基準法第15条に基づく義務
実務上の推奨タイミング	内定時など早期	認識のずれ解消、トラブル防止、労働者の安心に繋がる

これは、労働者が働く条件を十分に理解した上で、納得して労働契約を結ぶために非常に重要です。

企業側の実務としては、入社直前ではなく、内定時などできるだけ早い段階で交付することが望ましいとされています。これにより、入社前に労働条件に関する認識のずれを解消でき、入社後のトラブル防止に繋がるだけでなく労働者にとっても、自身の働く条件を事前に確認できるため、安心して入社準備を進められます。

労働条件通知書の交付は単なる手続きではなく、企業と労働者の信頼関係を築く第一歩と言えるでしょう。

雇用契約書と通知書は両方必要？

労働条件通知書と雇用契約書は、どちらも労働条件に関わる重要な書類ですが、法的な位置づけが異なります。労働条件通知書は、労働基準法第15条により、企業が労働者に対して労働条件を明示するために交付することが義務付けられています。したがって、これは必ず作成し、労働者に渡さなければならない必須の書類です。

一方、雇用契約書は、法律で作成や交付が義務付けられている書類ではありません。雇用契約自体は口頭でも成立が、雇用契約書を作成することで、企業と労働者の間でどのような労働条件について合意がなされたのかを明確に書面に残せるメリットがあります。このような、後々の「言った、言わない」といった認識のずれや労使間のトラブルを防ぐために、作成が推奨されています。

実務上の対応としては、労働条件通知書と雇用契約書をそれぞれ別個の書類として作成・交付する場合と、「労働条件通知書兼雇用契約書」として一体の書面にまとめる場合があります。どちらの方法でも労働条件の明示義務は果たせますが、労使双方の合意を明確にするためには、雇用契約書を兼ねた形式で作成することが一般的です。

まとめ

労働条件通知書は、単なる入社時の手続きではなく、企業の法令遵守と労働者との信頼関係構築に直結する重要な書類です。本記事では、以下のポイントをわかりやすく解説しました。

• 労働条件通知書の定義と役割
• 絶対的・相対的明示事項の違い
• 2024年の法改正による追加項目
• 交付方法と罰則リスク
• 雇用契約書との違い
• テンプレート活用の注意点

企業が正確な労働条件を明示することで、採用後のトラブルを防ぎ、安心して働ける環境を整えることができます。特に、最新の法改正への対応や、記載ミスの防止には十分な注意が必要です。

不安がある場合は、社会保険労務士や弁護士など専門家への相談を検討すると安心です。労働条件通知書の作成・運用を通じて、法的リスクを抑え、健全な職場づくりに活かしていきましょう。

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