機密保持契約書とは？秘密保持契約(NDA)との違いや作成手順、注意点、雛形の使い方、電子契約での締結方法を徹底解説！

ビジネスにおいて、機密情報の保護は重要な課題です。特に他企業との取引やパートナーシップにおいて、情報漏洩のリスクを防ぐためには、機密保持契約書の締結が欠かせません。

しかし、機密保持契約書にはどのような条項を含めるべきか、秘密保持契約とどう異なるのかなど、具体的な疑問を持つ方も多いでしょう。また、機密保持契約書の作成手順や雛形の活用方法、電子契約での締結方法も重要なポイントです。

この記事では、機密保持契約書の基本的な意味から条項の内容、作成の手順や注意点、さらには近年注目される電子契約による締結方法まで、詳細に解説します。この記事を読むことで、契約書作成に関する知識を深め、適切な情報保護対策を講じるための実践的なスキルを身につけましょう。

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機密保持契約書とは？

機密保持契約書は、企業や個人間で秘密情報を保護するために締結される重要な法的文書です。一般的に、ビジネス上の機密情報や知的財産を守るために用いられ、情報漏洩のリスクを軽減する役割を果たします。

機密保持契約書の主な目的は、特定の情報を秘密として扱い、第三者への開示を禁止することです。これにより、新製品の開発や企業戦略、顧客データなどの重要情報を安全に共有することが可能となります。

以下では、機密保持契約書の必要性や秘密保持契約書との違いについて詳しく解説していきます。

機密保持契約書を作成する必要性

機密保持契約書を作成する必要性は、ビジネス上の信頼関係を維持し、企業の重要な情報を保護するために欠かせません。特にビジネスパートナーや外部委託先と連携する際、機密情報の漏洩リスクを最小限に抑えるためには、明確なルールが求められます。

機密保持契約書を締結することで、情報の範囲や守秘義務の内容が法的に明確化され、万が一情報が漏洩した場合でも責任の所在を明らかにすることが可能です。また、不正利用や情報の二次的な流出に対する抑止力が働き、ビジネス上のトラブルを未然に防ぐことができます。

さらに、近年の法規制や社会的な情報保護意識の高まりを背景に、信頼性の高い企業であることを証明する上でも、機密保持契約書は重要な役割を果たしています。

秘密保持契約(NDA)との違い

機密保持契約と秘密保持契約（NDA）は、どちらもビジネス上の重要な情報を保護するために使用されますが、基本的には同じ目的を持ち、内容も似通っています。

一般的に「秘密保持契約」や「NDA」という呼称が用いられることが多く、これらは英語表記の「Non-Disclosure Agreement」の略称であり、機密情報の開示先に対して情報を第三者に漏洩しない義務を課す契約を指します。

一方で「機密保持契約書」という名称は、日本国内で使われる場合も多く、内容的にはNDAと同様ですが、対象とする情報の定義や保持の方法、利用の範囲がより明確に記載されることがあります。企業によっては、特定のプロジェクトや取引内容に応じて呼称を使い分ける場合もあります。

いずれにしても、実質的には秘密保持契約（NDA）がグローバル標準であるため、外国企業と交渉する際にはNDAと呼称するケースが多いでしょう。

機密保持契約書の作成手順

機密保持契約を締結することになった場合、以下の手順で作成するのが一般的です。

• 機密情報の範囲の特定
• 具体的な条項を記載し、草案を作成する
• 専門家によるリーガルチェックを経て修正する
• 当事者間で交渉し、署名をして正式に合意する

それぞれの手順について解説していきます。

機密情報の範囲の設定

機密保持契約書を作成する際にまず重要となるのが、機密情報の範囲を明確に設定することです。この範囲の設定は、後のトラブルを防ぐために重要となります。

具体的には、機密情報に該当するものを契約書内で詳細に定義し、どの情報が保護対象となるかを明らかにする必要があります。主な対象項目は、以下の通りです。

• 技術情報
• 顧客情報
• 事業計画
• 製品仕様

対象とする内容をリストアップし、それぞれの情報が具体的にどのような形で機密に当たるかを明記すると良いでしょう。

さらに、機密情報を提供する際の方法についても契約書に記載することで、情報の取扱い範囲が明確になります。また、日常的な業務に関わる一般的な情報は機密として扱わない旨も明記することで、契約内容が曖昧になるのを防ぎます。

具体的な条項を記載し、草案を作成する

機密情報の範囲が決定したら、具体的な条項を記載していきます。この段階では、機密保持契約書に必要な条項を慎重に選定し、それを基に草案を作成します。

機密保持契約において必要な基本的条項は、以下の通りです。

• 定義条項
• 目的条項
• 義務条項
• 例外条項
• 違反時の対応条項
• 契約期間

これらの条項を含めた草案は、企業間の取り決めや具体的な事案に基づいて調整します。上記の項目を忘れないように記載し、ベースとなる契約書の骨子を作成しましょう。

専門家によるリーガルチェックを経て修正する

機密保持契約書の草案が完成したら、専門家によるリーガルチェックを受けることを推奨します。

作成後は司法書士や弁護士に内容を確認してもらうことで、法的に不備のないものに仕上げることが可能です。特に、機密保持契約書では情報の範囲や守秘義務の内容が明確でないと、万が一のトラブル時に責任の所在が曖昧になり、十分な保護が得られないリスクがあります。

そのため、リーガルチェックで曖昧な表現や特定の業界・法規制に対応した条項が適切かどうかも確認できます。また、ビジネスの特性に応じたカスタマイズも行えるため、自社に最適な契約書に仕上がります。

リーガルチェックの結果、修正が必要な場合は専門家の指導のもとで見直しを行い、正確かつ信頼性の高い契約書として完成させます。これにより、機密保持契約書の信頼性や透明性を格段に高めることが可能です。

当事者間で交渉し、署名をして正式に合意する

機密保持契約書の締結にあたって、当事者間での交渉は重要なプロセスです。

まず、契約内容に含める情報の範囲や保持義務の期間、守秘義務を果たさなかった場合の責任や罰則などについて、双方が具体的に合意する必要があります。情報の受け手と提供者双方が理解しやすい表現で明確な条項を盛り込むことが、契約違反や誤解を防ぐためのポイントです。

また、業務上での必要性に応じて契約の適用範囲や期間を調整し、ビジネスの特性に合った内容にすることも求められます。

合意内容が固まったら、契約書に双方が署名を行うことで、契約は正式に成立します。署名により両者は契約の内容に法的に拘束されるため、締結前の確認が不可欠です。

機密保持契約書における重要条項

機密保持契約書は企業情報や個人情報について取り決める書類であるため、重要条項を記載することが必要です。機密保持契約書においては、以下のような重要事項があります。

• 秘密情報の定義と除外事由
• 目的外使用の禁止
• 損害賠償や差止め請求
• 契約期間と存続条項

それぞれの条項について解説していきます。

秘密情報の定義と除外事由

秘密情報の定義は、契約の対象となる情報の範囲を明確にするもので、通常は書面や口頭で開示された情報や技術、ノウハウ、アイデアなどが含まれます。これらの情報は、開示者が秘密として管理し、受領者に対して秘密であることを明示したものとされます。

一方、除外事由は秘密保持義務の対象外となる情報を特定するものです。一般的な除外事由には、公知の情報、受領者が独自に開発した情報、第三者から合法的に入手した情報などが挙げられます。これらの除外事由を明確に定めることで、受領者の負担を軽減し、トラブルを回避することができます。

秘密情報の定義と除外事由を適切に設定することで、両者の権利と義務のバランスを保ち、円滑な情報共有と適切な保護を実現することができます。

目的外使用の禁止

目的外使用の禁止に関する条項は、開示された秘密情報を契約で定められた目的以外に使用することを明確に禁止します。具体的には、契約の目的を明確に定義し、その範囲内でのみ情報の使用を許可することを明記します。

例えば、共同研究のために開示された技術情報を、別の製品開発に流用することは厳しく制限することが可能です。また、顧客リストを営業目的以外に使用することも禁止できます。目的外の使用禁止について条項で言及することで、情報受領者は秘密情報の使用範囲を理解し、不適切な利用を防ぐことができます。

さらに、情報の複製や第三者への開示に関する制限も条項に含まれることが多いです。これにより、秘密情報の拡散リスクを最小限に抑えることができます。

契約違反があった場合の罰則規定も、この条項と併せて盛り込むことが一般的です。これにより違反行為に対する抑止力を高め、情報提供者の権利をより強固に保護することができます。

損害賠償や差止め請求

損害賠償や差止め請求に関する条項は、秘密情報が漏洩した際の対応策を定めるものです。損害賠償条項では、契約違反によって生じた損害の賠償責任を明確にします。具体的な金額や算定方法を定めることで、違反抑止効果を高めることができます。

一方の差止め請求条項は、秘密情報の不正使用や開示を事前に防ぐための重要な手段です。この条項により、情報漏洩のリスクが高まった際に、迅速に法的措置を講じることが可能になります。

これらの条項を効果的に機能させるためには、違反行為の定義を明確にし、損害の範囲や算定方法を具体的に規定することが重要です。また、違反が発生した場合の通知義務や、協議・調停などの紛争解決手段についても盛り込むことで、より実効性の高い契約書となります。

さらに、これらの条項が契約終了後も一定期間効力を有する旨を明記することで、長期的な情報保護が可能になります。

契約期間と存続条項

機密保持契約書における契約期間と存続条項は、情報の保護を確実にするための重要な要素です。一般的に、契約期間は両者の合意に基づいて設定されますが、多くの場合1年から5年程度の期間が設定されます。ただし、機密情報の性質によっては、5年以上の契約が必要となることもあります。

存続条項は、契約期間終了後も一定期間にわたって機密保持義務を継続させる規定です。これは、契約終了後も情報の価値が失われない場合に重要となります。存続期間は通常、契約終了後2年から5年程度に設定されますが、業界や情報の性質によっては10年以上の長期間に及ぶこともあります。

契約期間と存続条項を設定する際は、情報の重要性や陳腐化の速度、業界の慣行などを考慮する必要があります。また、存続条項の対象となる義務の範囲を明確に定義することも重要です。これにより、契約終了後も適切な情報保護が継続され、両者の利益が守られることになります。

機密保持契約の締結前に確認するべきチェックポイント

機密保持契約に限らず、契約締結前には念のために契約書の内容を確認することになります。その際、以下の項目に不備がないかチェックしておくと、重大なトラブルを回避することが可能です。

• 秘密情報の範囲と定義
• 情報漏洩時の対応策
• 契約終了後の取り決め

それぞれのチェックポイントについて解説していきます。

秘密情報の範囲と定義

機密保持契約を締結する際には、秘密情報の範囲と定義を明確に設定することが重要です。

秘密情報とは、当事者間で守秘が必要とされる情報のことですが、具体的にどの範囲までを含むかが曖昧だと、トラブルの原因になる可能性があります。そのため、文書や口頭での情報、図面や計画書、技術データ、顧客リストなど、どのような形式の情報が対象となるのかを契約書に記載し、定義する必要があります。

また、一般に公知の情報や、既に受領側が知っている情報は秘密情報として扱われない場合が多いため、これらの除外事項も明示しておくとよいでしょう。秘密情報の範囲と定義を明確化することで、両者が契約の内容を正確に理解し、意図しない情報漏洩を防ぐための基盤を築くことができます。

情報漏洩時の対応策

機密保持契約を締結する前に、情報漏洩が発生した場合の対応策を明確に定めてあるか確認しましょう。万が一機密情報が漏洩した際、対応策が契約書に明記されていないと迅速な対処が難しくなり、被害の拡大につながる可能性があります。

対応策としては、漏洩の発覚後に報告すべき期間や報告先、漏洩原因の究明と被害の最小化に向けた具体的な手順を設定します。また、情報漏洩によって発生した損害に対する補償の方法や範囲も契約内で取り決めておくと良いでしょう。

さらに、再発防止策や責任者の明確化も含めることで、万が一の際に適切な対策が迅速に講じられるようになります。情報漏洩時の対応策を事前に検討し、契約書に反映させることで、リスクを最小限に抑えることが可能です。

契約終了後の取り決め

機密保持契約を締結する際には、契約終了後の取り決めについても十分な確認が必要です。多くの契約では契約期間中に守秘義務が課されますが、契約終了後も特定の情報が漏洩しないように対策を講じることが求められるケースが少なくありません。

例えば、契約終了後も一定期間は情報の開示や使用を禁止する規定を設ける場合や、機密情報の返却や廃棄方法について明確に取り決めることが一般的です。これにより、情報が契約終了後に不適切に使用されるリスクを抑えることができます。

特にプロジェクト終了や取引解消後も情報の機密性を保つビジネスでは、契約終了後の情報管理について具体的な条項を設けておくことが、トラブルの防止と情報保護において効果的です。

機密保持契約におけるリスクと対策

機密保持契約書の締結時には、情報漏洩や損害賠償に関するリスクに注意が必要です。情報漏洩を防ぐため、秘密情報の範囲を明確に定義し、アクセス権限や管理方法を具体的に規定することが重要です。また、従業員教育や情報セキュリティ対策の実施も有効です。

損害賠償については、金額の上限を設定することで過大な請求を回避できます。ただし、相手方の故意や重過失による場合は例外とすることも検討しましょう。

以下では、情報漏洩のリスクや損害賠償請求について詳しく解説していきます。

情報漏洩のリスク

機密情報の漏洩は企業にとって深刻な問題となり得るため、適切な対策が不可欠です。情報漏洩のリスクとして、以下のようなものが挙げられます。

• 従業員による意図的な漏洩
• 不注意による流出
• サイバー攻撃

これらのリスクに対応するためには、社内での情報管理体制の強化が重要になります。具体的には、アクセス権限の厳格な管理や定期的なセキュリティ教育、データの暗号化などが効果的です。

外部との取引においては、詳細な機密保持契約書の締結が対策となります。契約書には秘密情報の定義を明確にし、使用目的や開示範囲を限定するようにしましょう。また、情報漏洩時の対応や損害賠償についても明記しておくべきでしょう。

技術的な対策としては、ファイアウォールの設置やウイルス対策ソフトの導入、定期的なセキュリティアップデートなどが挙げられます。さらに、クラウドサービスを利用する場合は、信頼できるプロバイダーの選定と適切な設定で情報漏洩を防止できます。

損害賠償請求に関する留意点

機密保持契約書における損害賠償請求には、いくつか留意点があります。

まず、賠償額の設定には慎重さが求められます。過度に高額な賠償金は裁判所で無効とされる可能性があるため、合理的な範囲内で設定することが重要です。情報漏洩による損害は金銭的評価が難しいため、違約金や損害賠償の予定額を定めておくことも有効な手段となります。

さらに、損害賠償請求の対象となる行為や範囲を具体的に定義することも重要です。単なる過失による漏洩なのか、故意による漏洩なのかによって賠償額が異なる場合もあるため、これらを明確に区別しておくことが望ましいでしょう。

加えて、損害賠償請求の時効についても考慮しなければいけません。一般的な債権の消滅時効は10年ですが、契約で別途定めることも可能です。ただし、あまりに短い期間を設定すると、権利行使の機会を失う可能性があるため注意が必要です。

電子契約でも可能？機密保持契約書の締結方法

機密保持契約書の締結方法として、電子契約も有効な選択肢となっています。近年のデジタル化に伴い、多くの企業が電子契約を活用しており、機密保持契約書もその例外ではありません。電子契約には、迅速な締結や管理の容易さといったメリットがあります。

2001年に施行された電子署名法により、電子署名された文書も紙の契約書と同等の効力を持つことが認められています。そのため、電子契約の導入を検討している方も多いでしょう。

電子契約を採用する場合でも、契約内容の確認や交渉プロセスは従来と変わりません。両者が合意した内容を正確に反映し、必要な条項を漏れなく盛り込むことが求められます。

以下では、電子契約のメリットや注意点、法的有効性について解説していきます。

電子契約のメリットと注意点

電子契約による機密保持契約の締結は、効率性と利便性の面で大きなメリットがあります。契約プロセスが迅速化され、地理的制約を受けずに即座に締結が可能となります。

また、紙の使用量が削減されるため、環境への配慮にもつながります。改ざんの検知も容易になり、セキュリティ面でも優れたメリットをもたらすでしょう。

一方で、注意すべき点もあります。電子契約システムの選択には慎重を期す必要があり、法的有効性を確保するためにe-文書法や電子署名法に準拠したものを選ぶことが重要です。また、契約当事者の本人確認や意思確認のプロセスを適切に設計し、実施することが求められます。

電子契約特有のリスクとして、サイバーセキュリティの問題があります。そのため、契約書データの保管や送信時の暗号化、アクセス制御などのセキュリティ対策を徹底することが不可欠です。また、長期的な保存と閲覧可能性を担保するため、適切なデータフォーマットの選択や定期的なバックアップも重要です。

これらの点に留意しつつ電子契約を活用することで、機密保持契約の締結プロセスを効率化し、ビジネスの効率化につなげることができます。

電子契約の法的有効性

電子契約は、近年のデジタル化の進展に伴い、機密保持契約書を含む様々な契約で活用されています。日本の法律上、電子契約は原則として紙の契約書と同等の法的効力を持つとされています。電子署名法により、一定の要件を満たす電子署名は、本人による署名や押印と同等の効力があると認められています。

ただし、電子契約の有効性を確保するためには、契約当事者の本人確認が適切に行われていなければいけません。また、電子署名の真正性や、契約内容が改ざんされていないことを証明できる仕組みが必要となります。

これらの点に留意しつつ、信頼性の高い電子契約サービスを利用することで、法的有効性を確保しつつ、効率的な契約締結が可能となります。

まとめ

秘密保持契約書と同様の書類として用いられる機密保持契約書は、企業の重要な情報を法的に保護するために必要です。

機密保持契約が結べないと企業情報が流出し、損失を被ることになるため、機密保持契約書の作成手順についてはしっかりと理解しなければいけません。

機密保持契約を結ぶかどうかは、商談や取引を進める上で必要に応じて締結します。そのため、機密保持契約を締結しなければいけないという法律はありません。しかし、機密情報が漏洩するリスクや、それに伴う企業の損失を考慮すると、時間や手間をかけてでも機密保持契約書を作成するべきと言えるでしょう。

企業間の取引を行う際は、機密保持契約書を作成するようにしましょう。内容に不安がある場合は、専門家によるリーガルチェックを検討するのがおすすめです。

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